Schlecht verfasste E-Mails und Chatnachrichten nerven rund 75% der Angestellten in Deutschland, denn die unklaren Formulierungen bedeuten einen Mehraufwand bei der Arbeit. Das kostet Zeit und Geld. Marion Ruppert kennt dieses Problem und sagt: „Schlechte Kommunikation am Arbeitsplatz kann zum Totalausfall führen.“

Als erfahrener Unternehmenscoach kennt sie die Statistiken, die folgendes belegen: „Die betroffenen Fachkräfte verschwenden Zeit für Mails und Chatnachrichten, die sie anderweitig nutzen könnten. Bis zu zwei Stunden pro Woche – also 11,5 Arbeitstage im Jahr – kostet ineffiziente schriftliche Kommunikation. Bei der Gen Z ist die Situation besonders gravierend: 38 Prozent der jüngeren Generation berichten von einem Zeitverlust von drei bis fünf Stunden.“

Um der Ineffektivität durch schlecht geschriebene Mails und dem daraus entstehenden Stress und Frust keinen Raum zu geben, gibt Frau Ruppert den Angestellten effektive Tipps an die Hand.

Bessere Nachrichten schreiben: Tipps

1. Immer den Empfänger definieren – und zwar nur einen. „CC“ verstopft Posteingänge und sorgt für Stress beim „Mitlesen“.
2. Betreffzeilen themenbezogen formulieren – so sieht der Empfänger sofort, worum es in der Mail geht und der Absender auch.
3. Auf die Formatierung achten – Kurz halten Überschriften und Fettdruck oder unterstrichen, nicht zu viel Fließtext und keine roten Markierungen oder Ausrufezeichen. So etwas wirkt aggressiv und unfreundlich.
4. Formulierungen sollten sachlich und eher kurz sein. Wichtig ist ein positiver Grundton. Auch Emojis sind erlaubt, sollten aber nur sparsam eingesetzt werden. Lautsprachliche Ergänzungen klingen nett und menschlich. Besonders wichtig: keine ironischen Bemerkungen in geschäftlichen Mails.
5. Keine persönlichen Themen ansprechen – das gehört ausschließlich in den Privatbereich. Fragen zum Projekt oder Zweck sind dagegen ausdrücklich erwünscht.
6. Ein Anruf kann den Chat oder die Korrespondenz oft zur Zufriedenheit beider Parteien abkürzen.
7. Konkrete Zeiten für die Bearbeitung von Mails einplanen – alles abarbeiten und dann weiter zur Tagesordnung übergehen. Bei einer gestückelten Bearbeitung geht die Konzentration schneller verloren.

Besseres Effizienz: E-Mails vorsortieren

Um effizienter zu arbeiten, sollten die Mails nach Dringlichkeit und Wichtigkeit sortiert werden. Nachrichten, die beiden Kriterien zuzuordnen sind, sollten vorrangig bearbeitet werden, die anderen danach. Es kann auch mal etwas liegen bleiben, weil eine Pause wichtig ist oder der Empfänger etwas länger über eine Antwort nachdenkt.

Es ist keine gute Idee, am Freitag kurz vor dem Wochenende noch schnell E-Mails zu versenden, denn – so Ruppert – „Je näher das Wochenende kommt, desto verletzter wird der Ton“. Und im Zweifelsfall hilft ein Anruf meist schnell weiter. Das kürzt das Prozedere ab und man kann offene Fragen schnell klären