Seit Mai 2018 regelt die Allgemeinen Datenschutzverordnung DSGVO den Versand und die Verarbeitung von personenbezogenen Daten innerhalb der EU Grenzen. Die Gesetze gelten sowohl für Privatpersonen, die im EU Gebiet leben als auch Unternehmen. Für Online Vermarkter ist es daher besonders wichtig, Newsletter DSGVO konform zu versenden.
Hinweise zum Newsletterversand unter DSGVO Regularien
Entscheiden Sie sich für einen dauerhaften Newsletterversand müssen Sie sich im Vorfeld über die Bedingungen der DSGVO informieren. Dazu sollten Sie folgende Punkte beachten:
- Der Server-Standort des Tool-Anbieters muss sich in der EU befinden
- Sie sollten mit dem Tool Anbieter einen Vertrag zu Datenauftragsverarbeitung (AV) abschließen.Tool-Anbieter, die auf DSGVO Konformität achten sind u.a. CleverReach, Klick Tipp oder Quentn.
- Sie müssen zwingend eine Datenschutzerklärung auf Ihrer Domain veröffentlichen, in der Sie darstellen, welche Daten erhoben und gespeichert werden und ob eine Weitergabe an Dritte erfolgt. Es ist auch wichtig, darzulegen, zu welchem Zweck die Daten erhoben werden.
- Ebenso wichtig ist das Impressum mit Firmenname, Rechtsform, vollständigen Kontaktdaten und Vertretungsberechtigtem. Das Impressum sollte immer in die E-Mail-Signatur eingebunden werden.
Bevor der Newsletter-Versand beginnt, muss das Anmeldeformular für Abonnenten gesetzeskonform gestaltet werden. Bitte arbeiten Sie folgende Punkte ab:
- Die Einwilligung des Adressaten ist unabdingbar. Der Abonnement muss in den Erhalt einwilligen. Dazu bietet sich das Double-Opt-in-Verfahren an, bei dem die Zusage per Linksbestätigung erfolgt.
- Der Zweck des Newsletters muss kommuniziert werden. Die Empfänger müssen im Vorfeld informiert werden, was sie in den Newslettern erwarten können. Gibt es mehrere Themen ist eine Checkbox zur freien Auswahl praktisch.
- Weitere wichtige Punkte sind Versandfrequenz, Datenschutzhinweise,Angaben zum Absender ( Impressumspflicht) und die Möglichkeit zur Abmeldung vom Newsletter
Für Sie als Versender ist es wichtig, die Zustimmung zum Newsletter Abonnement zu dokumentieren. Beachten Sie immer die Zweckgebundenheit der Newsletter und akzeptieren Abmeldungen.
Wichtig: „Recht auf Vergessenwerden“
Das „Recht auf Vergessenwerden“ gehört zu den wichtigsten Einrichtungen für DSGVO konforme Newsletter. Um den Datenschutz zu gewährleisten, können Abonnenten und andere Personen die vollständige Löschung aller personenbezogenen Daten fordern. Der Versender des Newsletters muss der Forderung nachkommen, solange keine Konflikt mit anderen Aufbewahrungspflichten besteht.
Wenn Sie Bilder versenden, müssen Nutzungsrechte eingeholt oder erworben werden. Sind Personen auf den Bildern, muss die Zustimmung zur Veröffentlichung vorliegen. Urheber der Fotos müssen namentlich genannt werden.